Cómo pasar de Excel a TMS sin parar la operativa

Una empresa de transporte no puede interrumpir su actividad para cambiar de sistema, porque los camiones circulan igualmente cada lunes. Por eso pasar de Excel a TMS se planifica por fases, con una convivencia limitada entre las hojas de cálculo y la herramienta nueva.

Quien busca «migrar excel a tms» suele querer conocer el riesgo para la operativa diaria y la secuencia correcta del procedimiento. Si todavía estás valorando su rentabilidad, empieza por la comparativa de Excel y WhatsApp frente a un TMS.

Qué cambia con un sistema de gestión de transporte TMS

Un software TMS (transport management system) es un sistema de gestión del transporte que reúne servicios, conductores, vehículos y documentación. Hoy esa información permanece dispersa entre archivos Excel, correos electrónicos y grupos de mensajería, y con el sistema cada registro se introduce una única vez.

Según el tipo de empresas, permite planificar, ejecutar y controlar los servicios, con planificación de rutas y optimización de rutas más eficientes. También incorpora seguimiento en tiempo real de los vehículos, visibilidad en tiempo real para el cliente y automatización de procesos administrativos. En una pyme lo habitual es comenzar por la asignación de servicios y la documentación obligatoria.

Tres decisiones antes de empezar

Las migraciones que se atascan raramente fallan por el software de gestión elegido, sino por estas cuestiones organizativas sin resolver:

• Un responsable con dedicación reservada para tomar decisiones y resolver incidencias, porque un proyecto compartido por todos acaba sin propietario.
• Un alcance reducido, ya sea un flujo concreto (crear y asignar servicios) o un grupo acotado de vehículos y conductores.
• Criterios de salida escritos, por ejemplo que todos los servicios del piloto se registren en el sistema el mismo día.

Fase 1: depurar los datos de las hojas de cálculo

Un TMS con registros duplicados funciona peor que una hoja ordenada, así que antes de importar nada conviene preparar un inventario mínimo y verificado:

1. 1Clientes y direcciones habituales sin duplicados, porque «Transportes García», «T. García SL» y «GARCIA» suelen ser la misma empresa.
2. 2Conductores, únicamente con los datos necesarios, ya que el RGPD obliga a limitar los datos personales a los imprescindibles para cada finalidad (art. 5.1.c).
3. 3Vehículos con su matrícula y sus vencimientos de ITV, seguros y autorizaciones, verificados contra la documentación original.
4. 4Servicios recurrentes con su cliente, origen, destino y frecuencia correspondiente.

El histórico no se migra: cada archivo Excel antiguo permanece en solo lectura para consultarlo cuando haga falta. Pregunta al proveedor si admite importación masiva desde hoja de cálculo, y si no lo confirma por escrito, prevé una carga manual.

Fase 2: acotar el piloto

El alcance de la primera fase se delimita por flujo, empezando por la asignación y los estados. También puede delimitarse por grupo, con unos pocos vehículos o con los servicios de determinados clientes.

Selecciona servicios representativos, incluido algún porte subcontratado o algún cliente que modifica la hora de carga. Excluye a los clientes críticos o con plazos ajustados, porque el primer mes habrá errores y conviene que aparezcan donde menos perjudican.

Fase 3: convivencia con fecha de fin

Durante un periodo, los servicios del piloto se registran en la hoja y en el TMS para detectar discrepancias antes de que lleguen al cliente. El trabajo administrativo se duplica y los costos operativos aumentan, y la posibilidad de reducir costes llega cuando la hoja desaparece.

Superado el piloto, manda el TMS y la hoja solo sirve para contrastar. Una revisión semanal de discrepancias alimenta la toma de decisiones sobre el corte definitivo.

No existe una duración estándar para las empresas de transporte. Si al llegar la fecha no se cumplen los criterios de salida, ajusta el alcance o fija otra fecha concreta, sin prórrogas indefinidas.

Fase 4: el corte, con plan de contingencia

El día en que la hoja deja de utilizarse se prepara con estas preguntas respondidas por escrito antes del corte:

1. 1¿Quién decide volver atrás si algo sale mal, y con qué criterio objetivo?
2. 2¿Dónde está la última copia de seguridad de la hoja, actualizada al día del corte?
3. 3¿Qué procedimiento sigue un conductor si la aplicación falla?
4. 4¿Cómo se incorporan después al sistema las operaciones de transporte realizadas sin él?

Antes de archivar la hoja, comprueba los documentos con plazo legal de conservación. El documento de control electrónico se guarda al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo. No conservarlo es una infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, con multa de 401 a 600 euros (artículo 143.1.d).

Fase 5: formación y hábitos

Quien busca «implantar tms transporte» descubre pronto que un sistema que nadie utiliza vuelve a ser un Excel con más pasos. El cambio se sostiene con unas pocas normas operativas, supervisadas por un responsable durante las primeras semanas:

• El estado del servicio se confirma en la aplicación, no mediante mensajería instantánea.
• Las incidencias se registran dentro del servicio correspondiente, con fotografía y hora.
• WhatsApp queda reservado exclusivamente para comunicaciones urgentes.

A los conductores hay que explicarles concretamente qué cambia, empezando por confirmar la recogida y la entrega desde el móvil. Pregunta en la demostración cómo funciona la aplicación sin cobertura, situación habitual en naves industriales y puertos de montaña.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en pasar de Excel a un TMS?

La duración la determinan tus criterios de salida y no existe una cifra estándar del sector. Lo que sí acorta el proceso es depurar la información antes de importarla y limitar el piloto a determinados servicios.

¿Qué datos hay que migrar de las hojas de cálculo?

Solamente los datos vigentes: clientes, conductores, vehículos con sus vencimientos y servicios recurrentes. El histórico permanece archivado en los ficheros originales.

¿Se puede cambiar de software sin parar la operativa?

Sí, siempre que el cambio se realice por fases y con una convivencia limitada. Quien busca «cambiar software empresa transporte» suele temer perder servicios, y ese riesgo se controla con un piloto reducido y un plan de contingencia documentado.

¿Un TMS cubre toda la cadena de suministro?

No, un TMS se ocupa de la gestión del transporte y de las operaciones logísticas vinculadas a cada envío. El inventario, el almacén y la producción se gestionan con un ERP o un WMS. El seguimiento en la cadena de suministros completa exige conectar esos sistemas entre sí.

¿Cómo elijo el TMS adecuado para mi empresa?

El TMS adecuado es el que resuelve las necesidades específicas de tu operativa con tus propios servicios en la demostración. Pide probarlo con los conductores y los clientes del piloto antes de firmar ningún contrato.

Si empiezas por los documentos

Hay empresas que prefieren empezar por el papel, porque el documento de control electrónico ya es obligatorio. Porteo genera el documento de control, la carta de porte, el eCMR y el albarán a partir de fichas que se dan de alta una vez. Después envía los enlaces de firma, que conductores y destinatarios usan de forma gratuita, y deja cada documento con su QR de verificación.

Cuando quieras abandonar el Excel, el mismo transporte ya incluye cargas, descargas, estados, seguimiento y asignación a conductor o a transportista subcontratado, que es la base de un TMS. Si trabajas con otro programa, la API permite crear los transportes desde él.

Encontrarás más criterios en la guía sobre qué es un TMS y cuándo lo necesitas y en la de cómo empezar a digitalizar una pyme de transporte. Ambas forman parte de la sección de digitalización del transporte.