Cómo facturar un transporte: conceptos, plazos y quién paga

La factura de un porte se parece a cualquier otra en lo fiscal y no se parece en nada en lo demás. Tiene un régimen de pago propio, una cláusula de gasóleo que se aplica sola aunque nadie la haya pactado, y un documento que decide si el servicio existió o no. Un manual de facturación general no cuenta nada de eso. Si lo que buscas es el calendario de la factura electrónica obligatoria entre empresas, está en la guía de la factura electrónica en el transporte. Esto va del porte concreto que acabas de hacer y de cómo se cobra.

Qué lleva la factura de un porte

El contenido mínimo lo fija el Reglamento de facturación y es el mismo para todos los sectores:

• Número y, si la hay, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas y las que expide el destinatario van obligatoriamente en serie propia.
• Fecha de expedición, y la fecha en que se prestó el servicio cuando sea distinta.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio de quien factura y de quien recibe.
• Descripción de las operaciones con todos los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe, incluido el precio unitario sin impuesto y cualquier descuento que no vaya ya en él.
• Tipo impositivo aplicado y cuota repercutida, consignada por separado.
• Si la operación está exenta, una referencia a la disposición que ampara la exención.

Lo que cambia en el transporte es la descripción. Un "servicio de transporte, 1 unidad" es técnicamente válido y comercialmente un desastre: los departamentos de compras de los grandes cargadores devuelven facturas por eso. Lo que aguanta una revisión es el detalle del porte: origen y destino, fecha de carga y de entrega, matrícula, referencia de la carta de porte o del documento de control, y los suplementos separados uno a uno. Esperas, peajes, repercusión del gasóleo, canon de descarga, retorno en vacío. Cada concepto con su importe, no todo fundido en una cifra redonda.

Portes pagados o portes debidos: quién factura a quién

Esta es la decisión que determina a quién le sale el nombre en la factura, y se toma antes de cargar, no después. La ley parte de una regla por defecto: cuando nada se ha pactado expresamente, la obligación de pagar el precio del transporte y los demás gastos corresponde al cargador. Eso son los portes pagados.

Cuando se pacta que pague el destinatario, portes debidos, el destinatario asume esa obligación al aceptar las mercancías. Ojo al matiz, porque no es una transferencia limpia de deuda: el cargador responde subsidiariamente si el destinatario no paga. El transportista que factura a portes debidos no se queda sin deudor si el receptor desaparece, solo tiene que ir al segundo de la fila. Y por eso el pacto tiene que estar documentado: la carta de porte lleva entre sus menciones el precio convenido del transporte y el importe de los gastos previsibles, y una indicación expresa de si lo paga el cargador o el destinatario.

En las cadenas con intermediario la pregunta se complica un escalón, porque hay dos contratos y dos facturas. Lo desarrollamos en la guía de quién emite los documentos cuando hay subcontratación y en la comparativa de agencia de transporte frente a transportista directo.

El gasóleo se revisa solo, y va desglosado

Pocos transportistas saben que esta cláusula no hace falta pactarla. Si el precio del combustible varía entre el día en que se cerró el contrato y el día en que se hizo el transporte, la ley obliga a las dos partes a subir o bajar el precio pactado aplicando los criterios o fórmulas que la Administración tenga establecidos en las condiciones generales de contratación. El verbo que usa la norma es "de manera ineludible".

Tres detalles que conviene tener escritos en algún sitio visible del despacho. La revisión se aplica en todo caso y de forma automática cuando la variación del gasóleo llega o supera el 5 por ciento, salvo que se haya pactado por escrito un umbral menor antes o a la vez que el contrato. En los contratos continuados la revisión toca coincidiendo con el periodo de facturación acordado, también de forma automática. Y la variación debe reflejarse en la factura de manera desglosada, o sea, como línea propia y no sumada al precio. El pacto en contrario de cualquiera de estas tres cosas es nulo.

La carta de porte es la prueba de que el servicio existió

Una factura sola no acredita gran cosa. Lo que acredita es el documento de transporte: la carta de porte firmada por ambas partes hace fe de la conclusión y del contenido del contrato, y de la recepción de las mercancías por el porteador, salvo prueba en contrario. Cuando el cliente discute el precio, la fecha o hasta si el camión llegó, ese papel es el que decide. En una reclamación de impagados, la carta de porte firmada pesa más que diez facturas emitidas.

Hay también una sanción detrás. No formalizar por escrito la carta de porte, cuando es obligatorio, es infracción grave de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, con multa de 801 a 1.000 euros, y la ley presume responsables al cargador contractual y al transportista efectivo salvo que prueben lo contrario. Cómo se rellena campo a campo lo tienes en la guía para rellenar la carta de porte nacional, y el mapa completo de papeles que viajan con la mercancía, en la de documentos obligatorios del transporte por carretera.

Cuándo se emite y cuándo te tienen que pagar

La factura se expide en el momento de realizarse la operación. Con una excepción que en el transporte es la norma, porque el cliente casi siempre es empresa: cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo.

El derecho a cobrar nace antes que la factura. Salvo pacto distinto, el precio y los gastos se abonan una vez cumplida la obligación de transportar y puestas las mercancías a disposición del destinatario. Si el transporte se ejecuta solo en parte, el porteador puede exigir el precio en proporción a lo ejecutado siempre que eso reporte algún beneficio al deudor, y conserva el derecho al cobro íntegro cuando la inejecución se debió a causas imputables al cargador o al destinatario. Y en defecto de pacto sobre el precio se aplica el usual para ese tipo de servicio en el momento y lugar de la recepción, porque en ningún caso se presume que el transporte sea gratuito.

El plazo de cobro es donde el transporte se separa del resto de sectores. El obligado al pago incurre en mora a los treinta días, en los términos de la Ley de morosidad. No sesenta, que es el techo que la ley general permite alcanzar por acuerdo entre las partes. Treinta. Y el pacto en contrario es nulo siempre que tenga contenido abusivo en perjuicio del porteador, y carece de efecto cuando viene metido en unas condiciones generales que la otra parte solo puede aceptar o rechazar en bloque, que es exactamente como llega el 90 % de los contratos de un transportista pequeño.

Qué pasa si no te pagan

La primera herramienta está en el momento de la entrega. Si llegada la mercancía a destino el obligado no paga el precio ni los gastos, el porteador puede negarse a entregarla salvo que se le garantice el pago mediante caución suficiente. Retener tiene un requisito que casi nadie cumple y que convierte el derecho en un problema: quien retiene debe solicitar al órgano judicial o a la Junta Arbitral del Transporte el depósito de las mercancías y la enajenación de las necesarias para cubrir precio y gastos, en un plazo máximo de diez días desde el impago.

Pasada esa fase, la mora corre sola. El interés de demora es el que aplica el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más reciente, más ocho puntos porcentuales, y no hay que reclamarlo para que se devengue. A eso se suma una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro, automática y sin necesidad de petición expresa, además de los gastos de cobro que se puedan acreditar.

Y hay una vía que muchos transportistas ignoran: pagar tarde no es solo un incumplimiento civil, es una infracción administrativa del sector. Saltarse el límite máximo legal de pago no dispositivo en un contrato de transporte de mercancías por carretera, cuando el obligado al pago no es un consumidor, se sanciona así:

• Precio del transporte igual o inferior a 3.000 euros: infracción grave. Multa de 401 a 600 euros si el porte no llega a 1.000, de 601 a 800 entre 1.000 y 1.500, y de 801 a 1.000 entre 1.501 y 3.000.
• Precio superior a 3.000 euros: infracción muy grave. De 1.001 a 2.000 euros entre 3.001 y 4.000, de 2.001 a 4.000 entre 4.001 y 6.000, y de 4.001 a 6.000 por encima de 6.000.
• Reincidencia en los 12 meses anteriores: de 6.001 a 18.000 euros, y hasta 30.000 euros cuando la conducta afecte significativamente a la capacidad y la solvencia económica del acreedor o se haya superado el plazo legal de pago en más de 120 días.

El régimen lo completa otra infracción muy grave que apunta al otro lado de la mesa: en contratos de un único envío, pagar al transportista efectivo un precio inferior al total de sus costes efectivos individuales, cuando existe asimetría entre las partes. Responde el cargador contractual, aunque le toca al transportista probar que cobró por debajo de sus costes. Esa prueba se construye con la contabilidad de costes, no con la intuición.

El IVA del transporte

El transporte de mercancías por carretera va al tipo general, el 21 por ciento. La cuota se repercute y se consigna por separado en la factura, y no es dinero del transportista: se ingresa en la declaración periódica.

Las dos excepciones que aparecen de verdad en el día a día son internacionales. La primera: están exentas las prestaciones de servicios, incluidas las de transporte y las operaciones accesorias, cuando están directamente relacionadas con exportaciones de bienes fuera de la Comunidad. La exención no es automática por el hecho de que el camión salga de España, y tiene dos condiciones. Que el servicio se preste a quien realiza la exportación, a los destinatarios de los bienes, a sus representantes aduaneros o a los transitarios y consignatarios que actúen por cuenta de unos u otros. Y que se realice a partir del momento en que los bienes se expiden con destino a un punto fuera de la Comunidad, o a una zona portuaria, aeroportuaria o fronteriza para su expedición inmediata. La segunda condición decae para el arrendamiento de medios de transporte, el embalaje y acondicionamiento de la carga y otros servicios previos imprescindibles para el envío.

La otra es de localización, no de exención. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el servicio se entiende prestado donde radica su sede de actividad, su establecimiento permanente o su domicilio, con independencia de dónde esté el prestador y desde dónde lo preste. De ahí que una factura a un cliente empresarial de otro Estado miembro no lleve IVA español. Antes de aplicar cualquiera de las dos, consúltalo con tu asesor fiscal y guarda la documentación aduanera: la carga de la prueba de una exención recae en quien la aplica.

Dónde encaja la parte digital

Casi todo lo anterior depende de un dato que nació en el momento de la carga y tiene que llegar intacto al departamento de administración: el precio convenido, quién paga, la fecha real de entrega, la firma del que recibió. Cuando eso viaja en un papel que se arruga en la carpeta de la cabina, la factura se emite de memoria y las discusiones se ganan por cansancio. La digitalización del documento de transporte resuelve justo ese tramo, y para el autónomo que factura solo es todavía más determinante, como recoge la guía de documentación digital del transportista autónomo.

Porteo no emite facturas ni las presenta en Hacienda: eso se hace con un programa de facturación o con tu gestoría. Lo que sí hace es fijar en el documento de transporte las casillas de las que depende la factura. Recoge el precio convenido del porte, la forma de pago y si los portes van pagados o debidos, con ese campo cerrado a esas dos únicas opciones para que nadie escriba otra cosa. En el documento generado, los portes debidos llevan el importe a la columna del destinatario y los pagados a la del remitente. Después coordina las firmas por enlace y deja un QR de verificación, que es lo que convierte ese documento en prueba cuando hay que cobrar.