Albarán de entrega digital: qué es y por qué conviene firmarlo electrónicamente

El albarán de entrega es uno de esos documentos a los que no se da importancia hasta que hace falta. No es obligatorio por ley, pero cuando surge una disputa sobre qué se entregó y en qué estado, es la prueba que marca la diferencia. Y en digital, esa prueba es mucho más sólida.

Qué es el albarán de entrega

Es el documento que acredita que la mercancía se ha entregado y recibido. A diferencia del Documento de Control o la carta de porte, no lo exige una norma específica, pero cualquiera de las partes puede pedirlo, y conviene emitirlo siempre: es la constancia de la recepción.

Qué debe incluir

• Identificación del remitente y del destinatario
• Descripción de la mercancía y número de bultos
• Fecha y lugar de la entrega
• Estado en que se recibe la mercancía y posibles reservas o incidencias
• Firma de quien recibe

Por qué firmarlo en digital

El valor del albarán está en la firma del destinatario: es la que confirma la recepción. Un albarán de papel firmado a mano se pierde, se desgasta o acaba siendo ilegible. El albarán digital firmado electrónicamente resuelve eso y añade garantías que el papel no tiene.

• Queda registrado el momento exacto de la firma.
• El contenido no puede alterarse después sin que se detecte.
• Está siempre accesible, sin riesgo de extravío.
• Las reservas por daños quedan recogidas de forma clara y fechada.

Albarán, prueba de entrega y reclamaciones

El albarán digital es, en la práctica, una prueba de entrega (POD). Cuando un cliente discute si recibió la mercancía o en qué condiciones, un albarán electrónico con firma fechada e íntegra zanja la discusión. Es la diferencia entre tener una prueba y tener tu palabra.

Cómo emitirlo

Porteo permite generar el albarán de entrega y recoger la firma del destinatario por enlace, sin que necesite cuenta ni aplicación, con la misma integridad criptográfica que el resto de documentos.