Optimización de rutas en el transporte: qué es y cómo empezar

Entre Valencia y Madrid hay varias rutas posibles, y la más corta no siempre es la más barata. Una tiene peajes, otra pasa por un tramo con restricciones para camiones, la tercera obliga al conductor a parar a hacer su pausa en un área sin aparcamiento. Y antes de elegir carretera hay una pregunta que pesa más: qué hace ese camión cuando descargue en Madrid. Si vuelve vacío, la mejor ruta del mundo no salva el viaje. Eso es optimizar rutas en el transporte de mercancías: decidir recorridos, cargas y camiones para que cada kilómetro facture lo máximo posible.

Qué es optimizar rutas, de verdad

Casi todo lo que se publica sobre optimización de rutas habla del reparto urbano: una furgoneta con cuarenta paradas y el orden ideal para visitarlas. Es un problema real, pero en el transporte por carretera de larga y media distancia la pregunta es otra. Optimizar es encontrar la mejor combinación de recorridos, vehículos y servicios, equilibrando distancia, tiempo, coste y cumplimiento con el cliente.

Se trabaja a dos alturas, y la segunda es la que más dinero mueve:

• El viaje. Para un camión y una carga concretos, qué recorrido sale más barato en euros contando peajes, consumo, dónde repostar y dónde puede parar el conductor según sus horas.
• La flota. Qué camión coge cada carga. Asignar una carga decide también dónde estará ese camión mañana y si encontrará algo que traer de vuelta.

Un viaje que parece el mejor por separado puede ser mala elección si deja el camión en un sitio sin retorno. Por eso optimizar viaje y flota a la vez rinde más que optimizar cada viaje por su cuenta.

Las variables que entran en una ruta

Una ruta diseñada solo con kilómetros y tiempos teóricos falla el primer día. Las variables que cuentan de verdad son:

• Puntos de recogida y de entrega, y sus ventanas horarias.
• Capacidad del vehículo en peso, volumen y palés, y si la carga cabe dentro de los límites de masa y dimensiones.
• Disponibilidad del camión: mantenimientos previstos, ITV, un remolque que no está donde debería.
• Horas disponibles de cada conductor.
• Duración real de la carga y la descarga en cada cliente, no la que dice el contrato.
• Restricciones de acceso: zonas urbanas, calendario de restricciones a camiones de la DGT, puentes o túneles con limitación.
• Tráfico, peajes y precio del gasóleo en el recorrido.
• Prioridad de cada cliente y lo que cuesta llegar tarde.

Optimizar no siempre significa recorrer menos. Un trayecto con veinte kilómetros más puede ser el bueno si llega dentro de la ventana, permite juntar dos cargas o evita un viaje en vacío posterior.

Los tiempos de conducción no son negociables

Una ruta que el conductor no puede terminar dentro de la ley no es una ruta, es una multa. El Reglamento (CE) 561/2006 marca los límites que cualquier plan tiene que respetar:

• Conducción diaria: máximo 9 horas, que pueden ser 10 dos veces por semana.
• Conducción semanal: máximo 56 horas, y 90 en dos semanas consecutivas.
• Pausa: tras 4 horas y media de conducción, al menos 45 minutos, que pueden partirse en 15 y 30.
• Descanso diario: 11 horas como norma general, que pueden reducirse a 9 un máximo de tres veces entre dos descansos semanales.
• Descanso semanal normal: 45 horas.

En la práctica, esto decide dónde acaba la jornada. Si el conductor se queda sin horas a 60 kilómetros del destino, para allí, el cliente espera y el viaje siguiente empieza tarde. Lo explicamos con más detalle en la guía del tacógrafo digital y las obligaciones del conductor.

Cuánto cuesta no optimizar

Las rutas sin planificar no aparecen como una línea en la cuenta de resultados. Se reparten en cinco fugas que se pagan cada mes:

1. 1Kilómetros en vacío. Cuestan casi lo mismo que los cargados (gasóleo, peajes, neumáticos, horas de conductor) y no se facturan. Convertir un kilómetro en vacío en uno cargado añade ingresos sin añadir camión.
2. 2Gasóleo comprado en el sitio equivocado. Dos conductores en el mismo viaje pueden gastar cantidades muy distintas según dónde repuesten, sobre todo si cruzan una frontera. Sin un criterio de repostaje, la diferencia se diluye en el total del mes.
3. 3Peajes de más. Rutas distintas al mismo destino pueden tener peajes muy diferentes. El camión que siempre va por la misma carretera sin comparar paga la diferencia en cada viaje, y en un año de viajes repetidos suma.
4. 4Camiones y conductores parados. Cuando las horas o los calendarios no encajan, el vehículo espera. Y las esperas en el muelle de más de una hora se pueden reclamar al cargador como paralización, pero solo si están documentadas.
5. 5Cargas rechazadas. Si nadie sabe si un camión está libre para un viaje extra, la respuesta por defecto es no. Ese ingreso perdido no sale en ningún informe.

Del primero hay datos oficiales. Según Eurostat, en 2024 el 19,8 % de los kilómetros que recorrieron los vehículos de mercancías de la Unión Europea fueron en vacío. En los viajes nacionales la proporción sube al 23,5 % y en los internacionales baja al 11,7 %. España está por encima de la media: el 24,3 % de los kilómetros de sus camiones en 2024 fue en vacío, y en el transporte nacional casi tres de cada diez (28,8 %). La diferencia entre nacional e internacional tiene mucho de planificación: en un viaje largo nadie sale sin buscar antes la carga de vuelta.

Para ponerle euros: el Observatorio de costes del Ministerio calcula para un articulado de carga general un coste de 1,42 euros por kilómetro con el supuesto de que va cargado el 85 % del tiempo. Cada punto de vacío por encima de ese supuesto encarece el kilómetro que sí se cobra. El cálculo completo está en la guía del coste por kilómetro de un camión en 2026.

Cómo empezar a optimizar rutas

No hace falta un algoritmo para dar los primeros pasos. Hace falta información ordenada y un hábito de revisión. Este es un orden razonable:

1. 1Junta los datos que ya tienes en un solo sitio: dónde está cada camión, cuándo queda libre, cuántas horas le quedan a cada conductor y qué cargas esperan. Si esto vive en cuatro chats distintos, el primer trabajo es ése.
2. 2Calcula tu coste por kilómetro, recorrido y cargado. Sin ese número no puedes comparar rutas en euros.
3. 3Planifica el retorno antes de aceptar la ida. Mira la carga de vuelta con varios días de margen y encadena viajes en lugar de asignarlos de uno en uno.
4. 4Consolida. Junta pedidos del mismo cliente o de clientes cercanos, combina recogidas con entregas y aprovecha el camino de vuelta para una recogida (lo que en el sector se llama backhaul).
5. 5Compara al menos dos rutas en los viajes repetidos, con peajes, consumo y paradas obligatorias, y quédate con la más barata, no con la de siempre.
6. 6Replanifica cuando algo cambie. Una carga que se retrasa, un cliente que cambia la hora o una avería obligan a mover el orden de las entregas o a reasignar un servicio a otro camión.

Si trabajas con vehículos eléctricos, añade a la lista la autonomía real con carga, los puntos de recarga del recorrido y el tiempo que pasa el camión enchufado. Y recuerda que la sostenibilidad también se gana sin cambiar de vehículo: menos kilómetros innecesarios y camiones más llenos reducen el consumo y las emisiones de cada entrega.

Medir para mejorar la siguiente ruta

Una ruta optimizada sobre el papel solo lo está si se cumple. La única forma de saberlo es comparar lo planificado con lo que pasó. Estos son los indicadores que más dicen:

• Kilómetros totales y kilómetros en vacío, por camión y por mes.
• Coste por ruta o por entrega.
• Ocupación del vehículo en peso, volumen o palés.
• Consumo de combustible o energía.
• Puntualidad en la entrega.
• Tiempos de espera en carga y descarga, cliente a cliente.
• Diferencia entre tiempo previsto y real.
• Número de incidencias y de replanificaciones.

Con unas semanas de datos aparecen patrones que a ojo no se ven: la ruta que siempre llega tarde los lunes, el cliente que tiene el camión esperando dos horas cada vez o el vehículo que no encaja con un tipo de servicio. El ciclo es sencillo de enunciar y difícil de sostener sin datos: planificar, ejecutar, medir y ajustar.

Manual, hoja de cálculo o software

Con tres camiones y rutas fijas, la planificación se hace bien a mano. A medida que crecen los pedidos, los destinos y las restricciones, el número de combinaciones se dispara y la cabeza del jefe de tráfico deja de bastar. Calcular a mano todas las rutas posibles de toda la flota con varios días de antelación no es realista. Un TMS lo hace porque ya tiene los datos: camiones libres, horas de conductor, cargas pendientes. Compara rutas en euros, comprueba los tiempos de conducción antes de asignar un viaje y envía el plan al móvil del conductor. Cuándo compensa dar ese paso lo cuenta la guía sobre qué es un TMS y cuándo lo necesitas, dentro de la sección de digitalización del transporte.

Porteo gestiona los transportes, pero no optimiza rutas: el orden de las paradas lo fijas tú y la aplicación comprueba que tenga sentido, por ejemplo que una descarga no vaya antes de su carga. Lo que aporta es el otro lado de la medición. Cada transporte guarda sus paradas, horas, matrícula, firmas e incidencias, el mapa muestra la última posición de los camiones en ruta y los informes calculan la puntualidad por conductor, ruta y vehículo. Ese registro es el que te dice, semanas después, qué pasó de verdad en el viaje que habías planificado.